Hubspot : 8 leviers essentiels pour un pipeline de ventes performant

Un pipeline de ventes efficace, c'est la colonne vertébrale de votre stratégie commerciale. Pourtant, certaines entreprises peinent à structurer et optimiser leur pipeline dans HubSpot, ce qui entraîne des opportunités perdues, des cycles de vente trop longs et une frustration généralisée chez les équipes commerciales.

Vous avez déjà eu l’impression que vos deals s’accumulent sans avancer ou que vos commerciaux passent trop de temps sur des prospects peu qualifiés?

Nous allons voir 10 actions concrètes et immédiatement applicables pour fluidifier votre pipeline, améliorer votre taux de conversion et permettre à votre équipe de se concentrer sur les opportunités qui comptent vraiment :

1. Définissez des étapes de pipeline claires et adaptées à votre cycle de vente (Impact : 8/10)

Un pipeline mal structuré ralentit les ventes. Trop d'étapes ou des étapes pas floues sont la première cause d'un pipeline inefficient.

Dans HubSpot, accédez à Paramètres > Objets > Transactions > Pipelines et ajustez les étapes en fonction de votre processus commercial réel.

Bonnes pratiques :

• Chaque étape doit être actionnable et mesurable (ex : "Devis envoyé" plutôt que "En discussion").
• Assurez-vous que chaque étape reflète une avancée concrète vers la vente.
• Utilisez des participe passé : on passe la transaction à l'étape suivante uniquement quand l'action est réalisée
• Limitez le nombre d’étapes : 6 à 8 étapes maximum pour éviter de complexifier le suivi.
• Intégrez des critères de passage clairs pour chaque étape (ex : "Proposition acceptée" signifie que le client a validé un devis)

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2. Automatisez le passage des deals d’une étape à l’autre (Impact : 7/10)

Un deal qui stagne, c’est une vente potentiellement perdue. Utilisez les workflows de HubSpot pour automatiser certaines transitions et éviter les goulets d’étranglement.

Automatisations recommandées :

Lorsqu’un devis est envoyé via HubSpot, le deal passe automatiquement à l’étape "Proposition envoyée".

• Quand un devis est envoyé, le deal passe automatiquement à l’étape "Proposition envoyée".
• Si un deal est inactif depuis 14 jours, HubSpot crée une tâche au commercial pour relancer.
• Automatisation avancée : déclencher une relance par email automatique si un prospect n'a pas répondu après une semaine
• Si un deal est inactif depuis 30 jours ET qu'il n'a pas changé d'étape = le passer en "Perdu" + notification Slack ou Teams

📌 Comment faire ?

1. Allez dans Automatisation > Workflows.
2. Créez un nouveau workflow basé sur "Transactions".
3. Définissez une règle : "Si la propriété ‘Devis envoyé’ est remplie, alors déplacer le deal".
4. Ajoutez une action de notification ou relance automatique si aucune réponse sous X jours.
5. Testez et activez :)

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3. Scorez les leads pour prioriser les opportunités les plus chaudes (Impact : 9/10)

Tous les leads ne se valent pas. Un bon scoring permet aux commerciaux de se focaliser sur les prospects les plus qualifiés et d’optimiser leur taux de conversion.

Il y a 2 types de scores : le score de "chaleur" (la propension du lead à acheter) et le score de "matching" (à quel point l'entreprise du client est dans votre cible).

Normalement, on fait la moyenne des deux, mais pour commencer, lancez-vous sur un score de chaleur et cela impactera déjà vos ventes.

Dans HubSpot :

• Allez dans Paramètres > Propriétés > HubSpot Score.
• Définissez des critères qui augmentent le score, comme :
  • Visite de la page "Tarifs" (+10 points)
  • Click sur un email commercial (+5 points)
  • Remplissage d’un formulaire de contact (+10 points)
  • Consultation d’un document de vente envoyé (+15 points)
• À l’inverse, baissez le score si :
  • Le lead n’a pas interagi depuis 30 jours (-10 points)
  • Il a visité la page "Carrières" de votre site (-15 points, indicateur possible qu’il cherche un emploi plutôt qu’un produit)

📌 Astuces :
1) Affichez la colonne "Score" dans la vue pipeline pour identifier les leads prioritaires en un coup d’œil et affectez-les à vos commerciaux les plus performants.
2) Commencez simplement, avec quelques règles seulement
3) Vous pouvez aller (beaucoup) plus loin avec l'IA, peux vous en dire plus par messagerie

4. Personnalisez les vues et filtres pour un suivi optimal (Impact : 8/10)

Probablement l'action la plus sous-côté mais au combien indispensable pour que vos commerciaux aient une vue claire et facilitée.

Configurez des vues personnalisées pour suivre facilement vos deals selon leur statut, par exemple :

• Créez des filtres pour afficher toutes les transactions en attente de relance.
• Ajoutez des indicateurs visuels pour les opportunités à fort potentiel.
• Filtrez sur les transactions dont le montant est >X€ ET dont la dernière date d'activité est > 21 jours

Enregistrez des vues par commercial pour un suivi rapide et efficace.

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5. Automatisez les relances pour mieux convertir (Impact : 9/10)

"Money is on the follow-up". Ne laissez pas vos opportunités dormir ou vous filez entre les doigts.
Vous pouvez aussi semi-automatiser pour garder une hyper-personnalisation mais savoir quand recontacter au bon moment (là aussi, l'IA peut vous aider à le définir)

• Programmez des séquences de suivi automatisées avec les Séquences HubSpot.
• Déclenchez des rappels internes pour les relances critiques OU des alertes Slack/Teams
• Utilisez le tracking des emails pour savoir quand un prospect lit (ou clique) +X fois votre message.

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6. Intégrez HubSpot avec vos outils pour une synchronisation fluide (Impact : 9/10)

Connectez HubSpot à Slack, Google Calendar et votre logiciel de facturation pour une gestion fluide. Si l'outil natif d'envoi de de devis n'est pas assez complet, utilisez des solutions comme Pandadoc ou Qwoty.

Le traitement et flux de données post-achat est souvent sujet à débats : je préconise souvent de faire redescendre dans Hubspot les informations post-achat (facture, livraison) pour les consolider au sein d'un Ticket et s'assurer que vous internalisez tout le parcours client.

voici quelques autres intégrations importantes : catalogue produits, votre ERP (si vous en avez un), votre outil de facturation, outil de synthèse et prise de note IA (type Modjo).

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7. Utilisez l'outil de tâches Hubspot et formez vos utilisateurs (Impact : 10/10)

Un bon suivi commercial repose sur l’efficacité opérationnelle. L’outil de tâches de HubSpot permet de structurer le travail des commerciaux, minimiser les clics et ne rien oublier.

Bonnes pratiques :

• N’abusez pas des tâches automatiques. Trop de notifications tuent la réactivité.
• Organisez les tâches par priorité et échéance pour assurer un suivi fluide.
• Utilisez les "Task Queues" (3 ou 4) pour catégoriser (en ligne avec vos filtres de transaction, par exemple : "Client haut potentiel inactif")
• Pour les tâches importantes, ajoutez-les dans un canal Slack/teams et voulez les notifications Hubspot (si c'est le système qui vous convient le mieux)
• Formez vos commerciaux à utiliser les raccourcis et filtres pour optimiser leur temps.

📌 Comment faire ?

1. Allez dans Ventes > Tâches.
2. Créez des tâches manuelles ou automatiques selon les besoins.
3. Assurez-vous que chaque tâche est claire, assignée et priorisée.
4. Vérifiez régulièrement les tâches en attente et ajustez votre process.

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8. Suivez les performances avec des tableaux de bord pertinents mais minimalistes (Impact : 10/10)

Oui minimalistes. Vos KPIs, de manière claire, avec un tableau de bord stratégique et un opérationnel (qui peut être plus fourni).
Avec quelques KPIs qui sont vitaux pour votre entreprise :
- CA et marge en cours
- CA et marge validés
- Nombre de nouvelles opportunités / semaine / mois (au global et par commercial)
- Nombre de demandes de devis / demo
- Durée moyenne d'une transaction (cycle de vente)
- Taux de transformation
- Reporting produit (le cas échéant)
- Nombre d'activités de ventes (au global et par commercial)
- Conversion par étape (le cas échéant : pour comprendre où ça bloque et ajuster votre process commercial)

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A vous de jouer :

Vous avez désormais toutes les clés pour optimiser votre pipeline sur HubSpot et améliorer votre taux de conversion. Un pipeline bien structuré et bien suivi, c’est moins d’opportunités perdues, des équipes plus efficaces et des cycles de vente plus courts.

Prenez le temps d’implémenter ces ajustements progressivement et d’analyser leur impact. L’amélioration continue est la clé d’un pipeline performant.

Besoin d’un regard extérieur pour aller encore plus loin ? Discutons-en :)